Tổ chức lễ khai trương là một phần quan trọng nằm trong chiến dịch quảng bá truyền thông của doanh nghiệp và tổ chức. Đây cũng là sự kiện giới thiệu ra mắt có nhiều ý nghĩa về kinh doanh cũng như về tâm linh và may mắn. Chúng ta thường có câu đầu xuôi đuôi lọt nên sự khởi đầu thành công sẽ tiếp thêm nhiều niềm tin và động lực cho các công ty, chi nhánh, showroom cửa hàng hoạt động kinh doanh về sau suôn sẻ và thuận lợi.

Bài viết này, Zunik sẽ chia sẻ cẩm nang các bước tổ chức lễ khai trương thật sự ấn tượng độc đáo và phù hợp với năng lực tài chính của các bạn.

Các bước tổ chức lễ khai trương thành công, ấn tượng và thu hút

Chọn thời gian và địa điểm để tổ chức lễ khai trương

Người Việt Nam chúng ta trước khi làm bất cứ việc lớn gì đều chọn thời gian và địa điểm hợp với mệnh và phong thủy. Để chọn được ngày giờ đẹp, chúng ta có thể xem trong lịch Vạn Niên về ngày giờ Hoàng Đạo.

Thông thường, địa điểm tổ chức được tổ chức ngay tại trụ sở công ty, công trình, cửa hàng, showroom vừa là dịp ra mắt, vừa có thể quảng bá sản phẩm dịch vụ của mình.

Tuy nhiên, với các địa điểm tổ chức nhỏ và lượng khách mời lớn mà có tổ chức tiệc đi kèm thì khi tổ chức khai trương vẫn ở địa điểm của mình nhưng sẽ dẫn khách tới một địa điểm khác để dự tiệc. Nên lưu ý, địa điểm dự tiệc ưu tiên gần với nơi khai trương để mang tới sự thuận tiện nhất cho khách tham dự.

Khách mời của lễ khai trương

Dĩ nhiên rồi, bất cứ một sự kiện nào cũng không thể thiếu được khách mời. Đó là bạn bè, người thân và đối tác. Bạn nên dự tính và lên danh sách khách mời cho sự kiện của mình. Cần phải có kế hoạch chi tiết và thực hiện một cách chủ động và chuyên nghiệp. Khách mời là các chủ đầu tư, đối tác, khách hàng tiềm năng, các doanh nghiệp, những khách hàng bán buôn, bán lẻ và phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của mình.

Dự trù kinh phí tổ chức

Ngân sách tổ chức ảnh hưởng đến cách thức mà chúng ta tổ chức sự kiện. Bạn có kinh phí dồi dào thì buổi lễ sẽ hoành tráng và tạo được dấu ấn đậm nét. Với ý nghĩa quan trọng của lễ khai trương, chúng ta không nên quá tiết kiệm. Ấn tượng với khách tham dự là rất quan trọng, nó còn thể hiện năng lực tài chính và sự thành tâm của bạn đối với đối tác của mình. Khi khách nhận thấy bạn không được chu đáo thì sự nhiệt thành của họ cũng sẽ giảm sút đáng kể.

Cũng không nên lãng phí quá nhiều mà tất cả phải được phân bổ một cách hợp lý. Nên ưu tiên và tập trung mạnh nguồn lực vào những hạng mục quan trọng nhất của chương trình.

Lựa chọn những dịch vụ phù hợp với buổi lễ của mình là điều quan trọng nhất.

Xác định cách tổ chức khai trương

Các bước tổ chức lễ khai trương thành công, ấn tượng và thu hút

Bạn có thể lựa chọn cách thức tổ chức lễ khai trương sau:

  • Truyền thống: Hình thức này được các văn phòng, cửa hàng sử dụng rất nhiều bởi tính đơn giản mà có nhiều ý nghĩa. Các hoạt động chính là đón tiếp khách mời, phát biểu của chủ đơn vị, khách mời đại diện, cắt băng khánh thành.. có thể có múa lân sư rồng.
  • Kết hợp gameshow: Ngày nay, các sự kiện hay có sự hiện diện của gameshow để tạo chú ý và thu hút hơn. Lễ khai trương dùng theo hình thức này đang được rất nhiều đơn vị lựa chọn
  • Kết hợp triển lãm bán hàng: Tùy ngành nghề mà bạn kinh doanh, việc kết hợp triển lãm giới thiệu và bán hàng là lựa chọn rất hay.

Lựa chọn cách thức phải tùy thuộc vào ngành nghề, mục đích và kinh phí. Thu hút hay không là do ý tưởng và sự chuyên nghiệp của công ty tổ chức sự kiện.

Lên ý tưởng và kịch bản cụ thể chi tiết cho chương trình

Khi bạn đã nắm được kế hoạch cụ thể thì vấn đề chính bây giờ là lên kịch bản chi tiết cho chương trình. Trong phần này, mọi thứ phải được cụ thể, rõ ràng nhất và phổ biến và phân công nhiệm vụ cho những người tham gia tổ chức sự kiện.

Đây là phần việc quyết định tới lộ trình và thành công của lễ khai trương. Mọi thứ phải có người điều phối và kiểm soát. Địa điểm, thời gian, timeline, và giao phó công việc một cách chuyên nghiệp để nó được vận hành tốt nhất. Kịch bản còn phải bao gồm cần những vật tư gì, con người gì, có liên hệ với nhau như thế nào để nó không bị thiếu sót.

Ngoài ra phải dự tính được các tình huống có thể phát sinh. Cách khắc phục và giải quyết. Kịch bản càng chi tiết, đầy đủ thì càng tốt.

Chuẩn bị các hạng mục của buổi lễ

7 yếu tố chính mà chúng ta phải làm:

  • Thiết kế sân khấu, cổng chào, banner, phông, slogan, áp phích
  • Âm thanh ánh sáng và tất cả các vật tư có liên quan và dự phòng
  • Bố trí MC, PG, văn nghệ, ca sĩ, nhóm nhảy, đội lân sư rồng
  • Chuẩn bị băng khánh thành
  • Chuẩn bị tài liệu liên quan
  • Nơi trưng bày triển lãm
  • Các phiếu giảm giá, khuyến mãi
  • Đội ngũ nhân viên phụ trách và tổ chức.
  • Đặt tiệc chiêu đãi
  • Xe đưa đón và các phương tiện khác

Các bước tổ chức lễ khai trương thành công, ấn tượng và thu hút

Đó là tất cả những thông tin cơ bản nhất của kế hoạch tổ chức buổi lễ khai trương. Khi thực hiện nó cần phải có người điều phối và chỉ đạo cũng như giám sát chặt chẽ. Mỗi thành viên phải đảm nhận một nhiệm vụ khác nhau và hoàn thành tốt thì buổi lễ sẽ ít sai sót. Vấn đề được quan tâm nhất ở đây chính là độ hiệu quả của sự kiện khai trương. Muốn đánh giá được nó phải hiểu được cảm nhận của khách mời và những người theo dõi nó. Rất nhiều tiêu chí khác như số lượng hàng được bán ra trong lễ khai trương, số người để lại thông tin…

Nhưng chúng tôi chắc chắn rằng, một sự kiện được đánh giá là thành công và có tác dụng mạnh mẽ về truyền thông thì nó phải thật sáng tạo, độc đáo và thu hút. Khi bạn tổ chức lễ khai trương mà gây được ấn tượng sâu đậm và sự hài lòng thích thú của khách mời thì giá trị của nó sẽ rất cao.

Tổ chức lễ khai trương không phải cho có, cho xong hoặc xong rồi để đó. Như kinh nghiệm của chúng tôi đã và đang làm thì hoạt động hậu kỳ của nó phải được truyền thông rộng rãi để lan tỏa hiệu ứng cũng như tiếp cận tập khách hàng mục tiêu lớn hơn. Điều này là vô cùng quan trọng.

Do đó, lựa chọn được một đơn vị để tổ chức sự kiện các bạn nên lưu tâm đến những công ty có kinh nghiệm, sáng tạo độc đáo trong ý tưởng, chuyên nghiệp từ mọi yếu tố và có kiến thức về marketing hiện đại.

Zunik Event hội tụ đầy đủ mọi yếu tố về một đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu với sứ mệnh kết nối đối tác với khách hàng mục tiêu của mình.

 

 

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *